Счёт на оплату: подробности его заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счёт на оплату: подробности его заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.

   Правила заполнения счёта на оплату

   Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:

   • дата и номер счёта;
   • данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
   • данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
   • информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
   • итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
   • подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
   • печать (при наличии);
   • можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.

   Как заполнить счёт-фактуру

   Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.

   • заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
   • указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
   • пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
   • ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
   • заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);

   Переходим к заполнению таблицы:

   • столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
   • столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
   • столбец 3 — количество или объём;
   • столбец 4 — цена за единицу измерения;
   • столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
   • столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
   • столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
   • столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
   • столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
   • столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.

   Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.

   Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.

   Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.

   В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:

   1. В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
   2. В случае предоплаты за товары и услуги.

   Стороны, исходя из условий сделки и ее характера, не обязательно должны составлять многостраничные договоры со множеством условий, а вполне могут обойтись и кратким текстом с основными условиями.

   Более того, можно даже не оформлять единого документа, подписанного всеми сторонами сделки:

   • одна сторона может сделать предложение заключить сделку (оферту), например:
     • написав сообщение на своем сайте,
     • направив электронное сообщение со своего официального почтового ящика;
     • прислав бумажное письмо;
     • прислав счет или иначе;
   • а вторая сторона может согласиться заключить сделку (совершить акцепт), например:
     • направив сообщение либо ответное бумажное письмо или
     • даже просто начав выполнять условия предложенной сделки (оплатить товар или совершить иные действия).

   Одним из современных вариантов, который оптимально сочетает простоту, компактность и надежность, является оформление счета-договора (счет-оферта на практике рассматривается как его разновидность). Сразу оговоримся, что таких поняти56й Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) не содержит, они выработаны практикой и уже получили достаточно широкое применение, благодаря своему удобству.

   Счет-договор – ​это договор в форме единого документа за подписями обеих сторон сделки, содержащего основные минимально необходимые для исполнения сделки условия и необходимые для платежа банковские реквизиты, в связи с чем он не требует выставления счета (см. Пример 1). Он объединяет внешние черты договора и табличной части счета.

   Поэтому разница между обычным счетом и счетом-договором чаще всего сводится к тому, что в последнем наряду с «платежной частью» также указывается ряд важных условий сделки, которые сторонам придется соблюдать. Вместе с тем этих условий не настолько много, чтобы из-за них «городить» отдельный документ – ​договор. Как правило, счет-договор составляет сторона, являющаяся поставщиком (исполнителем).

   Правила оформления счета на оплату

   Как таковых строгих требований к правилам оформления документа не существует. Но по традиции информацию в документе располагают последовательно (сверху вниз) в следующем порядке:

   • в самом верху (шапке) указывают личные данные исполнителя и заказчика;
   • затем следуют банковские реквизиты;
   • затем требуется вписать № документа и дату его подписания;
   • далее опять дублируются личные данные исполнителя и заказчика;
   • после вписываются в полном объеме товары или услуги, предоставляемые исполнителем;
   • если товар/сделка предоставляется с учетом НДС, то именно в этом месте требуется это обозначить;
   • и в самом конце документа заказчик (продавец) ставит подпись и указывает свои личные данные.

   А как правильно выставить счет с учетом НДС?

   НДС – налог на добавленную стоимость. Данную позицию требуется выделить в итоговой сумме. Вот простой пример: общая сумма к оплате 200 000 рублей, в том числе НДС(20%) – 33 333 р. 33 к. Подобное выделение не является жестким требованием, но в дальнейшей калькуляции этот шаг поможет избежать непредвиденных ошибок в расчетах. Также специалисты бухгалтерского учета настоятельно рекомендуют прописывать итоговую сумму оплаты текстом.

   Зачастую, когда требуется указать информацию про НДС, гораздо удобнее использовать специальный бухгалтерский документ – счет-фактуру. Бланк этого документа был разработан и утвержден Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

   Счет-фактура выставляется, когда произведена отгрузка товара, выполнены все обозначенные услуги/работы, получена предоплата. Документ удостоверяет факт проплаты НДС. Благодаря счету-фактуре налоговая инспекция с легкостью контролирует:

   • у исполнителя – размер суммы НДС к начислению;
   • у заказчика – размер суммы НДС к возмещению.

   Когда нужно выставлять

   Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

   Счет выставляется и в таких ситуациях:

   • Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
   • Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

   Счет на оплату услуг по грузоперевозкам

   Пример 2

   Пусть ИП Иванов Иван Иванович заключил гражданско-правовой договор с издательством ООО «Принцип». Предметом договора от 01.10.2020 № 352 является оказание услуг по грузоперевозкам: необходимо 05.10.2020 получить груз (книги) по адресу: г. Вологда, ул. Промышленная, д. 53, и доставить по следующим адресам: г. Москва, ул. Южная, д. 35, Измайловский бульвар, д. 12, ул. Перовская, д. 8. Договор предусматривает постоплату.

   Образец счета на оплату грузоперевозки от ИП приведен в начале статьи.

   Как видим из двух приведенных примеров:

   • счет можно составлять с различной степенью детализации услуг;
   • счет может быть выставлен как авансом, то есть до оказания услуг, так и после их фактического оказания.

   Индивидуальный предприниматель имеет право выписывать счет на оплату, если он зарегистрировал свою деятельность. Для физических лиц данная опция недоступна, так как они не платят НДС. Если организация перечислит средства по такому документу, то ей же придется заплатить налоги на добавленную стоимость.

   Оформление счета на оплату предпринимателем имеет некоторые отличия в подписании документа: он должен поставить свою подпись.

   Если счет выставляет АО или ООО, необходима подпись руководителя и главного бухгалтера. При наличии синей печати ИП может поставить ее на выписанном бланке, но это не является обязательным требованием.

   Когда необходимо выставлять

   Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.

   В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:

   • Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
   • Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
   • Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
   • Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
   • Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
   

   Направление счета контрагентам

   Отправление по факсу, электронной почте ускоряет общение между продавцом и контрагентом. Чтобы провести оплату, можно предоставить и копию счёта.

   Требование оригинала может стать дополнительной страховкой для тех, кто только начинает сотрудничество. Оригиналы выставляются при подписании договора по почте, либо через курьеров.

   В данном случае у процедуры имеется ряд особенностей.

   1. Первый шаг – выставление счета-фактуры на посредника, со стороны продавцов.
   2. Посредник использует этот документ, чтобы оформить свой счет, уже на имя заказчика. Номер выставляется в соответствии с хронологией оформления документов. Главное – чтобы все данные соответствовали информации, предоставленной стороной продавца. При этом посредник не вправе предоставлять один сводный документ, если товар приобретается у нескольких продавцов. Наименование организации-посредника тогда будет относиться к дополнительной информации.
   3. Посредник использует вторую часть в журнале по учёту, чтобы зарегистрировать фактуру от продавца. Это правило актуально и для посредников, которые не платят НДС. Но счет не требует регистрации в книге покупок.
   4. Счет-фактура выставляется на имя заказчика, на сумму вознаграждения для посредника.
   5. Заказчик сам регистрирует у себя данный документ.

   Пример счета-фактуры для ИП.

   Распространенные ошибки при выставлении счета

   Каждый образец счета на оплату услуг без НДС от ИП может содержать ошибки, допущенные из-за невнимательности, наличия неподходящих бланков или по другим причинам. Если ошибка была замечена специалистами организации, составлявшими счет, они могут исправлять ее в тексте. Для этой цели достаточно зачеркнуть неправильные данные и внести правильные. Каждое внесенное изменение нужно заверить подписью руководителя и печатью при необходимости, а также указать дату. В список основных ошибок входят следующие недочеты:

   • отсутствие расшифрованных подписей от одной или другой стороны;
   • выставление счета уже после истечения пяти дней, когда товар был выгружен, а услуга уже оказана;
   • клиент не получил документ в тот период, когда необходимо было вычесть НДС;
   • ошибки в датах, стоящих на экземплярах документов клиента или продавца;
   • ошибки, допущенные при формировании шапки бланка в документе.

   Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.

   Обратите внимание!Бывают ситуации, когда банковские реквизиты, принадлежащие клиенту, указывают с ошибкой, в этом случае нужно быстрее предупредить об замене данных подрядчика, направив ему письменный запрос. Это поможет продлить сроки по документу и исправить ошибки.

   Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей. Чтобы не допустить ошибок при составлении счета, лучше поручать эту работу бухгалтеру или другому специалисту, контролирующему бухгалтерию и расчетные операции в компании.

   Дополнительные реквизиты счета. Счет с НДС или без НДС

   Дополнительно в счете можно указать:

   • Номер и дату — эти реквизиты помогут продавцу не запутаться в расчетах и правильно идентифицировать платеж.
   • Основание платежа — наименование товара (работ, услуг), количество, цену и стоимость. Основание платежа указывается для того, чтобы покупатель перед оплатой знал, за что он платит, какое количество товара покупает и по какой цене.
   • Ставку и сумму НДС. В соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах сумма НДС плательщиками налога должна указываться отдельной строкой. Обычно эта информация располагается в конце табличной части счета. Соответственно, неплательщики НДС или лица, пользующиеся льготой по налогу, в счетах указывают: «Без НДС».
   • Адрес и телефон продавца.
   • Другие реквизиты.

   Продавец для удобства и привлечения клиентов может указать в счете свой адрес, телефон или другую информацию (часы работы отдела доставки, схему подъезда).

   Также в счете можно прописать срок его действия. Срок важен особенно для счетов, выставленных в иностранной валюте или зависящих от ее курса. Часто в нижней части счета можно увидеть: «Счет действителен 10 дней». Это означает, что если покупатель оплатил счет спустя это время, то продавец может отказать в поставке товара или оказании услуги (выполнении работы), т. к. по какой-то причине могла измениться цена или товара не осталось на складе.

   Без подписи руководителя и бухгалтера, а также печати счет будет действителен, если политикой компании предусмотрена такая форма счета.

   
   

   Похожие записи:

   • Рассчитать, где самый дешевый ОСАГО в Челябинске
   • Пособие по потере кормильца в 2023 году
   • Лишение прав за алкогольное опьянение в 2023 году