Учет программного обеспечения в бухгалтерии в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет программного обеспечения в бухгалтерии в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Учёт неисключительных прав на программное обеспечение со сроком полезного использования более 12 месяцев, приобретённых за плату

2. Бухгалтерские проводки для учета

3. Тема: неисключительные права

4. Учет в бюджетных учреждениях (бухучет, медикаменты, питание)

5. Можно ли установить лимит стоимости НМА?

6. Учет обновления программного обеспечения

7. Переход на новую систему учета в бюджетных организациях

8. Ожидаемые изменения с 01 01 2024

9. Автоматизация учета медикаментов

10. Проводки в коммерческих структурах

11. Учет программного обеспечения

12. Варианты пакета документов при покупке программы

В соответствии СГС «Нематериальные активы» и п. 151.2 Инструкции № 157н неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности учитываются на балансовом счёте 0 111 60 000. Одним из условий отражения в учёте является его использование в деятельности учреждения свыше 12 месяцев.

Учёт неисключительных прав на программное обеспечение со сроком полезного использования более 12 месяцев, приобретённых за плату

Полученные в пользование неисключительные права на программное обеспечение (продукт) отражаются на балансовом счёте 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных» (п. 151.1, 151.2 Инструкции № 157н).

Если срок действия лицензии на программный продукт не указан в лицензионном договоре, то в соответствии с абз. 2 п. 4 ст. 1235 ГК РФ договор считается заключённым на пять лет. Соответственно, по такой лицензии срок полезного использования программного обеспечения может быть установлен комиссией в пределах пяти лети.

Кассовые расходы на приобретение неисключительных прав пользования на программное обеспечение относятся по подст. 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Неисключительное право пользования НМА принимается к учёту по первоначальной стоимости (п. 10 СГС «Нематериальные активы»).

Для учёта фактических затрат в целях формирования первоначальной стоимости неисключительных прав пользования на программное обеспечение предусмотрен счёт 0 106 6I 000 «Вложения в права пользования нематериальными активами — программное обеспечение и базы данных». Данный счёт можно не использовать, если первоначальная стоимость приобретения программы складывается лишь из цены, установленной в лицензионном договоре, и учреждение не несёт иных фактических затрат, связанных с приобретением программного продукта.

Бухгалтерские проводки для учета

Отражены затраты на приобретение экземпляра программы: Дебет 97 Кредит 60;

Произведена оплата за приобретенный экземпляр программы: Дебет 60 Кредит 51;

Программное обеспечение отражено на забалансовом счете: Дебет 012 ;

Далее ежемесячно стоимость программы списывается на расходы пропорциональными долями: Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 97.

Тема: неисключительные права

Вот понять не можем, когда делать проводки 31.12.2023 или 01.01.2023 по поднятию с 01 забаланса на 111 счет. Одни пишут через 401.30 в межотчетный период, другие — проводками января через 106 счет ( это при условии, что на 401.50 у тебя тоже что-то есть по этому праву). Загадка.

«Признание объектов бухгалтерского учета, ранее не признававшихся в составе нематериальных активов и (или) отраженных на забалансовом учете, в составе группы нефинансовых активов «Нематериальные активы» (согласно СГС «Нематериальные активы») осуществляется операциями 2023 года по результатам инвентаризации, проводимой в целях выявления таких объектов бухгалтерского учета.

Расходы на приобретение неисключительных прав, ранее признаваемые на счете 040150000 «Расходы будущих периодов», срок полезного использования которых на 1 января 2023 г. составляет менее 12 месяцев, относятся на финансовый результат первым рабочим днем года применения СГС «Нематериальные активы». Указанные расходы не формируют стоимость объекта учета — прав пользования нематериальными активами в соответствии с СГС «Нематериальные активы».

Учет в бюджетных учреждениях (бухучет, медикаменты, питание)

Детализация ст. 350 «Увеличение стоимости права пользования». Так, в целях применения ФСБУ «Аренда» добавлена подстатья 351 «Увеличение стоимости права пользования активом» для отнесения операций, отражающих увеличение стоимости права пользования активом при признании объекта учета операционной аренды в составе нефинансовых активов (применяется только для учета, при планировании расходов применяется подстатья 224).

Необходимые для работы компьютера программы (операционная система Windows) включите в его первоначальную стоимость. Связано это с тем, что первоначальная стоимость основных средств, приобретенных за плату, складывается из затрат учреждения на их приобретение, сооружение и изготовление, а также приведение в состояние, пригодное к использованию. Расходы на приобретение компьютерных программ, без которых вычислительная техника не может осуществлять свои функции, следует рассматривать как расходы на приведение объекта основных средств в состояние, пригодное к использованию.

Если учреждению переданы права на использование компьютерной программы (по лицензионному договору), она признается нематериальным активом, полученным в пользование. Такую компьютерную программу учтите на забалансовом счете 01 по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре. Списание производите на основе оправдательных документов. Забалансовый учет ведется по простой системе, соответственно для списания необходимо сделать кредитовую проводку.

В течение срока полезного использования расходы, отнесенные на счет 040150226, списываются в состав текущих расходов (040120236) равными долями в соответствии с порядком, закрепленным в учетной политике (как правило, ежемесячно, в размере доли стоимости, исчисленной как частное от деления первоначальной стоимости на количество месяцев эксплуатации).

Итак, для применения льготы, предусмотренной подпунктом 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ, необходимо тщательно поработать над составлением договора. Хорошо, если он будет именоваться лицензионным, но в любом случае он должен содержать все существенные условия такого договора в соответствии со статьей 1296 Гражданского кодекса.

Главное, что следует детально прописать в договоре – это условия передачи программного обеспечения заказчику и сопутствующий этому переход исключительных и неисключительных прав. При наличии нескольких предметов договора, например, составление техзадания, разработка ПО и передача прав, стоит детально расписать условия каждого из этих предметов/этапов. Обратите внимание, что поскольку указанные налоговые преференции распространяются на передачу прав, то именно с этим процессом должна быть увязана оплата.

Также в договоре следует отметить необходимость обновления или поддержки программного обеспечения. Отметим, что, по мнению ФНС и арбитражных судов, услуги по обновлению или доработке программ под требования заказчика, являются операциями, облагаемым НДС.

Можно ли установить лимит стоимости НМА?

Вместо этого, организации могут применять различные методы контроля стоимости НМА с помощью дополнительных мер, таких как:

Оценка рыночной стоимости — для определения объективной стоимости НМА;
Организация внутреннего контроля — для избежания необоснованных расходов на приобретение и использование НМА;
Планирование бюджета — для определения лимитов расходов на НМА и предотвращения их превышения;
Документирование и учет — для прозрачности и контроля всех операций с НМА;
Обучение персонала — для повышения осведомленности сотрудников об эффективном использовании НМА.

Важно отметить, что ограничение стоимости НМА может ограничить возможности организации в реализации своих бизнес-целей и получении преимуществ перед конкурентами. Поэтому рекомендуется балансировать необходимость контроля расходов с потребностями организации в развитии и инвестировании в НМА.

Таким образом, организации могут установить собственные меры контроля стоимости НМА, но непосредственное ограничение стоимости не является возможным. Рациональное планирование бюджета, оценка рыночной стоимости, контроль и учет операций с НМА являются основными инструментами для обеспечения эффективного управления данными активами.

Учет обновления программного обеспечения

Если предприятие приобретает программное обеспечение для собственного использования (например, программу 1С:Предприятие или 1С:Зарплата и Управление Персоналом), то исключительные права на этот софт у предприятия не возникают.

В данном случае в учете предприятия не возникает нематериальный актив (НМА), потому что нет передачи исключительных прав на программное обеспечение (согласно ПБУ 14/2007 и п. 3 ст.257 НК РФ).

При покупке 1С у предприятия возникает только лишь право воспользоваться результатами интеллектуальной собственности, причем это право не исключительное. Поэтому в случае приобретения неисключительных (то есть временных) прав на программу, расходы на приобретение права использования программы должны учитываться постепенно в течение срока применения этого софта с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов». То есть сначала на счет 97, а потом отнесением на счета затрат.

Период использования программы обычно указан в документах на передачу неисключительных прав (акт или накладная), но если этот срок не указан, то следует принимать его равным 2 годам (официальным письмом от фирмы 1С рекомендован срок применения их софта два года).

Переход на новую систему учета в бюджетных организациях

С 1 января 2024 года в бюджетных организациях вступит в силу новая система учета неисключительного права на использование программного обеспечения. Это изменение затронет процесс учета и отражения таких активов в финансовых отчетах.

В соответствии с новыми требованиями, неисключительное право на использование программного обеспечения будет отражаться на отдельном счете в бухгалтерии бюджетных организаций. Данный счет будет предназначен специально для учета и контроля за этим видом активов.

Важно отметить, что переход на новую систему учета неисключительного права на использование программного обеспечения будет обязательным для всех бюджетных организаций, независимо от их размера и вида деятельности. Это связано с необходимостью унификации и совершенствования учетной практики в рамках бюджетного сектора.

Для успешного осуществления перехода на новую систему учета, рекомендуется бюджетным организациям приступить к подготовке заранее. Это включает в себя обновление программного обеспечения, обучение сотрудников новым правилам учета и своевременное приведение бухгалтерии в соответствие с новыми требованиями.

Таким образом, введение новой системы учета неисключительного права на использование программного обеспечения в бюджетных организациях с 1 января 2024 года является важным шагом к повышению прозрачности и эффективности учета активов в бюджетном секторе.

Ожидаемые изменения с 01 01 2024

С 1 января 2024 года в бюджетной организации будет введен новый счет для учета неисключительного права на использование программного обеспечения. Это изменение связано с внедрением новых правил и требований в области учета и налогообложения программного обеспечения.

В соответствии с этими изменениями, бюджетные учреждения обязаны будут отразить стоимость неисключительного права на использование программного обеспечения на новом счете, который будет специально предназначен для учета данного актива.

Данный счет позволит более точно отслеживать затраты на программное обеспечение, а также предоставит возможность более детально анализировать и контролировать расходы в этой сфере деятельности бюджетной организации.

Код счета	Наименование счета
99.1	Неисключительное право на использование программного обеспечения

Для бюджетных учреждений будет обязательным указывать стоимость неисключительного права на использование программного обеспечения на данном счете при проведении соответствующих бухгалтерских операций.

Ожидается, что введение данного нового счета упростит процесс учета программного обеспечения в бюджетной организации и повысит его прозрачность и надежность.

Автоматизация учета медикаментов

Для учреждений здравоохранения, важным аспектом учета в которых является контроль учета медикаментов (поступление медикаментов, распределение медикаментов по отделениям и по пациентам, изготовление лекарственных средств, расход металлоконструкций), программа 1С является отличным инструментом. Для детального аналитического учета медикаментов предназначены программные продукты “1С:Медицина. Больничная аптека” и “1С:Розница 8. Аптека”.

Нашими специалистами подготовлены различные доработки для программного продукта “1С:Розница 8. Аптека”, необходимые для оптимизации учета медикаментов в медицинских учреждениях:

дополнительный разрез учета “статья финансирования” и отчеты для анализа данных в разрезе статей финансирования;
учет договоров контрагентов, согласно которым происходит поставка медикаментов;
партионный учет медикаментов;
учет квот по пациентам и отчеты для анализа использования квот и расхода медикаментов в разрезе пациентов;
внешние обработки выгрузки документов из конфигурации 1C:Розница 8. Аптека и загрузки документов в 1C:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8.

Любому бюджетному учреждению здравоохранения мы поможем оперативно автоматизировать учет медикаментов на базе программ “1С:Медицина. Больничная аптека” или “1С:Розница 8. Аптека” как в аптеке, так и по отделениям.

Проводки в коммерческих структурах

Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:

Датой приобретения для отражения суммы понесенных расходов формируется проводка между Д08.5 и К60.
В момент, когда программа установлена и ею можно начинать пользоваться, создается запись на стоимость ПО с Д04 и К08.5.
Каждый месяц при начислении амортизационных сумм дебетуется счет 20 (или 26, 44) с одновременным кредитованием счета 05.

Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:

При покупке ПО расходы учитываются через корреспонденцию Д08.5 – К60.
Когда программа вводится в эксплуатацию, дебетуется 04 счет и кредитуется счет 08.5.
Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете сразу переносится в расходы предприятия записью между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
В бухгалтерском учете будет начисляться амортизация, для этого предназначена корреспонденция Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.

Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:

при осуществлении разового платежа в момент приобретения ПО дебетуется счет 97, по кредиту записывается 60 счет;
лицензия на ПО учитывается дебетовым оборотом по забалансовому счету 012;
ежемесячно часть понесенных затрат переводится на расходы предстоящих периодов проводкой Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.

ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.

При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.

Учет программного обеспечения

После ввода компьютерной программы в эксплуатацию расходы на ее приобретение, учтенные как расходы будущих периодов, подлежат списанию на финансовый результат текущего финансового года. Порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, учреждение устанавливает самостоятельно.

Бухгалтерский учет программного обеспечения, как и учет прочего имущества и обязательств предприятия, основан на документальном оформлении. Основным документом, подтверждающим величину расходов на приобретение лицензионной программы, является лицензионный договор. В соответствии с ним лицензиар или обладатель прав на программное обеспечение должен предоставить предприятию, которое в этом случае выступает лицензиатом, право на использование программного обеспечения в соответствии с условиями, указанными в договоре. В этом документе в обязательном порядке следует прописать размер вознаграждения собственнику (стоимость программы) и срок его действия. В случае, когда по каким-либо причинам срок не прописан, то он приравнивается к 5 годам. Лицензионный договор и другие сопроводительные документы могут иметь разную форму, которая зависит от того, каким способом приобреталась программа.

Варианты пакета документов при покупке программы

Вариант покупки	Документальное оформление
Покупка у оптовика	· лицензионный договор; · акт приема передачи
Покупка в розничной сети	· лицензионный договор на коробке программы, · накладная, · документ об оплате
Приобретение по интернету	· лицензионный договор с сайта, через который приобреталось ПО, · документ об оплате, · электронное письмо в печатном виде, которое указывает на покупку программы

Перечисленные первичные документы позволяют зафиксировать затраты на покупку программного продукта в бухгалтерии.