Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Можно ли выписывать путевой лист на месяц
Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).
Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).
Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2020 год и правила заполнения бланка, в статье.
Механизм формирования путевого листа на месяц
Бланк путевого листа на месяц предприятиям следует создать самостоятельно и утвердить его в учетной политике. В документ должны быть включены такие обязательные реквизиты:
- номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
- период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
- информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
- информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
- данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.
Важно! Все обязательные реквизиты должны быть заполнены, иначе путевка является недействительной. Организация может добавлять собственные графы, необходимые для работы с путевыми листами.
Сроки оформления путевых листов
С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.
Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.
📌 Реклама Отключить
Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.
На сколько дней выдается путевой лист
Раньше, на заре предпринимательской деятельности, путевые листы вообще не выписывали. Потом этот непорядок исправили. И сейчас путевые листы выписываются всем водителям любого транспортного средства как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Путевой лист — очень важный документ, заполняющийся по статистически утвержденной форме. Он содержит ряд необходимых сведений, например, номер листа, наименование предприятия, ФИО водителя, название транспортного средства и информация о нем и, конечно, срок действия путевого листа.
В законе в 2020 году известно, что путевой лст выдаваться может на один день, либо на срок до одного месяца, то есть изменений не произошло. Не требуется путевой лист физическому лицу, при использованиии транспорта в собственных целях или передается другому физлицу по доверенности.Также нет необходимости иметь путевой лист если авто принадлежит юридическому лицу и юрид. лицо не требует учет расхода бензина.
На сколько дней выдается путевой лист
Раньше, на заре предпринимательской деятельности, путевые листы вообще не выписывали. Потом этот непорядок исправили. И сейчас путевые листы выписываются всем водителям любого транспортного средства как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Путевой лист — очень важный документ, заполняющийся по статистически утвержденной форме. Он содержит ряд необходимых сведений, например, номер листа, наименование предприятия, ФИО водителя, название транспортного средства и информация о нем и, конечно, срок действия путевого листа.
В законе в 2022 году известно, что путевой лст выдаваться может на один день, либо на срок до одного месяца, то есть изменений не произошло. Не требуется путевой лист физическому лицу, при использованиии транспорта в собственных целях или передается другому физлицу по доверенности.Также нет необходимости иметь путевой лист если авто принадлежит юридическому лицу и юрид. лицо не требует учет расхода бензина.
Можно ли делать один путевой лист на весь месяц в 2021
Правила заполнения документов общие. Но поскольку транспортные средства разные, есть и небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.
По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632 – 641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.
Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2021 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.
Путевой лист должен быть оформлен на каждое эксплуатируемое транспортное средство. Лист оформляют:
- либо до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность рабочей смены (рабочего дня);
- либо до начала первого рейса, если в течение рабочей смены водитель ТС делает один или несколько рейсов.
Как заполнить путевой лист с 1 января 2021 года
Законодательством запрещено перевозить пассажиров, их багаж и любой груз, который является материальным объектом, без оформленного путевого листа. Данный документ используют ИП и организации. Причем это правило относится ко всем видам транспорта. Единственное отличие здесь заключается лишь в том, что для каждого вида ТС используется специальный бланк.
Нужно понимать, если данного документа не окажется у водителя, например, при остановке сотрудником ГИБДД, без штрафа не обойдется. Причем административное наказание грозит не только водителю, но и организации, поручение которой он выполняет.
Существуют компании, которые должны оформлять данный документ с учетом строгих требований. Например, это касается автотранспортных предприятий. Хотя нужно понимать, и для других компаний путевка считается документом, который относится к строгой отчетности. Причем не имеет значения, организация использует собственный транспорт или арендованный. Начиная с 2019 года, путевка заполняется по новой форме.
Немного изменились правила составления данного документа:
- Печать, которая была необходима раньше, сейчас отменена;
- Показания одометра указываются при выезде автомобиля из бокса;
- Диспетчер проставляет дату уезда ТС и его возвращения;
- Путевку разрешено оформлять только на одну рабочую смену или рабочий день;
- При наличии нескольких водителей на одном ТС, каждый из них должен иметь путевой лист;
- Предрейсовый осмотр ТС стал обязательным;
- Печать, свидетельствующую о медицинском осмотре, можно не ставить. Теперь достаточно лишь прописать, что осмотр был пройден. Это подтверждается подписью медработника.
После внесения изменений в правила оформления документа, в нем обязательно должны присутствовать такие сведения:
- название документа, в котором прописывается, для какого вида транспорта выдается путевка;
- номер листа;
- срок, в течение которого водитель может использовать этот документ;
- информация о водителе, его паспортные данные и сведения о том, что после медосмотра он допущен к выполнению данного поручения;
- модель, тип и другие сведения о ТС. Если имеется прицеп, указывается информация и о нем;
- показания одометра;
- номер;
- дата выезда и возвращения на стоянку;
- информация о техосмотре ТС.
Как уже было сказано, компаниям разрешено вносить сюда некоторые изменения. Так, при необходимости можно указать дополнительные пункты.
Условно лицевую сторону можно разделить на три части: верхняя, правая и нижняя. В стандартной форме имеются понятные подсказки, поэтому с заполнением документа не должно возникнуть никаких сложностей. Сюда вносятся сведения о ТС, время выезда и окончания поездки, заключения медика, информация о шофере и другие данные. В нижней части ставится автограф ответственного лица, с разрешения которого осуществляется выезд. Также подписывает и водитель. Это говорит о том, что он принял на себя обязательства, и полностью согласен с указанной в документе информацией.
Уже на протяжении нескольких лет для автотранспортных предприятий вопрос о сроке выдаче путевых листов являлся спорным. Объясняется это тем, что законодательство не давало точного определения. Возможно, именно поэтому раньше разрешалось выписывать путевку не просто на несколько дней, но и на целый месяц. Позже этот вопрос получил точное определение. Итак, с 1 марта 2019 года составлять данный документ на несколько дней запрещено.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
Путевой лист — 2021: образец с новыми реквизитами
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
- Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ
- Совмещение УСН и ПСН: как учитывать доходы, расходы
- Дайджест № 60: новое о налоге на прибыль
- Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества
- Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
- Выплаты по трудовым договорам. Облагать страховыми взносами?
- Дайджест № 52. Перешли с ЕНВД на УСН? Переведите на «упрощенку» все расчеты и обязательства
Путевой лист легкового (специального) автомобиля — важный документ первичного бухгалтерского учета, служащий сразу нескольким функциям.
Самостоятельная разработка формы
Форму ПЛ можно использовать как унифицированную, так и разработать свой собственный документ. Это могут сделать все предприниматели и компании, осуществляющие перевозку. Для разработки собственного документа нужно соблюсти все обязательные реквизиты ПЛ, которые введены Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года с номером 152:
- Название и порядковый номер;
- Информация о владельце транспортного средства (далее по тексту — ТС). Если владельцем является предприниматель, то эти сведения включают в себя его фамилию, имя и отчество, ОГРНИП, адрес по прописке, ИНН. Если же ТС принадлежит юридическому лицу, то эти сведения включают в себя название, ИНН, юридический адрес и ОГРНЮЛ;
- Информация о сроке действия ПЛ. Это может быть либо дата, в течение которой ПЛ используется, либо интервал дат, если ПЛ выписан более чем на один день;
- Информация о водителе. Это — фамилия, имя и отчество, а также время проведения предрейсового осмотра;
- Информация о ТС. Сюда включаются помимо сведений о самом автомобиле (марка, модель, тип, год выпуска и регистрационный знак), сведения о дате и времени выезда и заезда со стоянки/на стоянку.
Путевой лист на каждый день можно не оформлять?!
Да, нужен.
По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).
По договору аренды без экипажа:
- арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
- арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:
- его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:
- например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:
- до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
- с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.
Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.
Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
- Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.
Есть разные мнения:
- обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
- по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
- противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.
- Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ
Особенности путевого листа на месяц — образец 2021 — 2021
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка для собственных нужд.
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.