Сдача документов в архив организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Как же на деле работает электронный архив? В ходе мероприятия эксперты поделились своим опытом внедрения данной системы хранения. Так, Наталья Журба, менеджер по маркетингу, обрисовала проблемы, с которыми сталкивалась компания до того, как появилось единое хранилище документов, и поведала также, что изменилось после внедрения новой системы.
Это территориально разбросанная компания, имеющая много филиалов и дочерних предприятий. В удаленных бизнес-единицах ежедневно формируются сотни документов, которые регистрируются в системе бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются.
Компания крупная, а потому довольно часто возникает необходимость собрать бумаги с удаленных филиалов, сделать подборку документов для налоговой инспекции или сформировать комплект по какому-то одному проекту. При этом бухгалтерии приходится «расшить» папку с «первичкой», сделать ксерокопию нужного экземпляра, а затем вернуть его на место и заново сброшюровать. Работа довольно трудоемкая, поскольку зачастую обнаруживаются ошибки в оформлении: одни экземпляры приходится переделывать, другие вовсе не находятся из-за того, что менеджеры или руководители проектов вовремя не донесли их в бухгалтерию.
При этом, например, по запросу инспекции компания обязана подготовить необходимые документы в течение десяти дней. Как успеть сформировать подборку для проверки и заверить каждый экземпляр за такой короткий срок? Тут вспоминается ситуация, которая произошла с ОАО «Дальсвязь», когда организации необходимо было представить для проверки 14 миллионов документв за пять дней (на момент действия прежних норм НК РФ).
Уложиться в установленные сроки довольно сложно, особенно если учесть, что у компании большие объемы реализации и сложная система управления. А ведь готовить документы приходится не только во время камеральных и выездных проверок, но и для возмещения НДС или привлечения кредитной линии в банке.
Поэтому руководство компании приняло решение внедрить систему единого электронного архива первичной бухгалтерской документации.
Разберемся, как была выстроена работа с новой системой. В первую очередь документы вносятся в единую базу – они оцифровываются (сканируются). Теоретически организация ввода документов в систему может быть как централизованной (в канцелярии, в общем отделе, создается регистрационный участок), так и распределенной по подразделениям (сотрудники, работающие с входящими/исходящими документами – руководитель проекта, бухгалтер, работник склада, юрист и т. д., самостоятельно сканируют текущие документы и обрабатывают их).
Поскольку в компании имеет место географически разрозненная структура подразделений, то используют второй вариант – распределенную систему ввода документов. Сканирование «первички» происходит на складах, терминалах и т. д., то есть сразу на местах. Затем образы документов проверяет ответственный бухгалтер и загружает их в единый электронный архив. В результате происходит консолидация документов центрального офиса и всех территориально распределенных филиалов в одном месте.
Новое решение позволило структурировать документопоток в рамках холдинга и обеспечить сотрудникам оперативный доступ к оригиналам документов и быстрое формирование необходимых подборок.
Что касается «первички», то с помощью современного электронного решения, например, удалось свести к минимуму возможности отказа в предоставлении налогового вычета по НДС из-за отсутствия первичного учетного документа, так как найти вовремя нужный счет-фактуру теперь быстрее и проще. В электронном архиве сохраняется так называемая «история» – помимо «работающих» документов, в базе находятся и ошибочные документы, внесенные изменения, правки, пометки и т. д.
Ручной труд бухгалтеров минимален – не надо расшивать, ксерокопировать, отвлекать сотрудников других подразделений и привлекать сторонних людей. Достаточно просто сформировать в электронном архиве подборку документов по заданному критерию и распечатать образы.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.
Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.
Похоронная. Реальные коммерческие структуры, сражающиеся за каждый труп. У них есть свои люди в медицинских организациях, моргах и много где еще.
К вопросу о том, на основании какого закона работает МОРГ. Регулирует деятельность такого объекта закон под номером 8 ФЗ. В отдельных нормативных актах прописаны права и обязанности сотрудников морга. И никакой мафии там не предусмотрено.
Но это мало кого интересует. Существуют доказательства того, что ритуальщики узнавали о смерти человека, ещё в карете скорой помощи. Это к вопросу о том, как глубоко они проникли.
Все что их интересует: договор с вами. Поэтому они могут перехватить тело. И начать оказывать услуги, которые вы еще не пытались у них получить.
«Архивные» компании как альтернатива собственного архива
Как мы видим, закон предполагает два варианта создания архива, которые имеет свои нюансы.
Далеко не всегда организация может себе позволить выделить структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Прежде всего это связано с тем, что Российское законодательство содержит ряд трудозатратных мер по обеспечению хранения документов, например, система ограничения доступа, особый температурно-влажностный режим, квалифицированные специалисты и другие.
В таких случаях, на помощь приходят частные «архивные» компании, которые предлагают разнообразный набор аутсорсинговых услуг и условий сотрудничества.
Как правило, заключая подобный договор, ни одна из сторон не задумывается о правовом основании передачи архивных документов, содержащих персональные данные, ссылаясь на ч. 2 ст. 1 Федерального закона РФ «О персональных данных».
Такое решение можно назвать весьма опрометчивым, т. к. здесь скрыты подводные камни, которые могут привести к штрафам.
Современная организация архивного дела
К сожалению, канули в Лету те времена, когда архивная деятельность находилась под личным контролем руководства организации, и каждый документ ценился на вес золота. Сегодня в большинстве учреждений и сотрудники, и руководство придают слишком мало значения ведению архивного дела, считая, что этот «бесполезный» процесс только «съедает» рабочее время должностных лиц и финансовые средства компании. А ведь если бы такая организация хотя бы раз провела статистическое исследование, определяя сколько времени ежедневно тратится на поиск того или иного письма, приказа или распоряжения, директорат вряд бы поверил приведенным цифрам. Если же прибавить к такому отчету список проблем, регулярно возникающих при проведении аудиторской либо инспекторской проверки соответствующими госорганами России, возможные и реальные потери документов, которые обязательно происходят при смене организацией своего адреса, время, затраченное на выдачу справок всем настоящим (а также бывшим) сотрудникам, и даже трудочасы, потраченные на подготовку документов и дел к сдаче в Государственный Центральный архив (в т.ч. и пакет документов, подготавливаемый при ликвидации этой организации), то к архивному делу и архивариусам отношение изменилось бы кардинально!
Еще одним показателем пренебрежительного отношения к документации и работе архивариусов, является тот факт, что, несмотря на утвержденный законодательством порядок организации архивной деятельности, ею часто занимаются люди без соответствующей квалификации, абсолютно не понимающие тонкостей этой работы, а значит, не придающие ей должного значения. На самом деле, настоящим архивариусом может быть человек, окончивший ВУЗ, причем, получивший диплом по специализации «Архивное дело», что красноречивее всего свидетельствует о важности правильного обращения с документацией на всех стадиях – от ее создания до хранения.
Полезная информация
Ст.27 ФЗ «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ» гласит, что юридические и физические особы, нарушившие законодательные предписания, связанные с архивацией документов в России, несут за это гражданскую, административную, а в некоторых случаях даже уголовную ответственность в рамках пределов, установленных российским законодательством.
Архивирование документов в крупных и средних организациях
Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:
- передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
- если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
- передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
- в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.
Допускается ли привлечение к работе сторонних специалистов
Подача документов может осуществляться с привлечением специализирующихся на этом сторонних компаний. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:
- компания крупная, за год накапливается огромное количество документов, систематизировать которые самостоятельно сложно, так как для этого потребуется отвлекать сотрудников от производственных и управленческих процессов;
- компания решила создать электронный архив с нуля, а объем работы настолько велик, что штатные сотрудники его не осилят;
- документы передаются на хранение в Государственный архив, это требует высокого уровня компетентности сотрудников, которые будут участвовать в архивном хранении.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно придется хранить, например:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет хранят документы, например:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.