Что лучше электронная трудовая книжка или бумажная?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что лучше электронная трудовая книжка или бумажная?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.

Плюсы электронной трудовой книжки

У ЭТК есть преимущества перед бумажной трудовой:

Быстрый доступ к сведениям. Выписку из трудовой можно за пару минут получить через личный кабинет на Госуслугах. Не надо обращаться к работодателю, писать заявление на выдачу копии и ждать до трех дней.

Удалённое оформление пенсии. ПФР сможет оформить пенсию, не требуя личного посещения и дополнительных документов.

Проще получать пособия и другие соцвыплаты от государства. С ЭТК любые госорганы смогут получить нужные данные от пенсионного фонда, не придётся приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой.

В ЭТК меньше ошибок. Форма СЗВ-ТД, которую будут заполнять работодатели для внесения данных в книжку, одинакова для всех. Поэтому кадровики не смогут проявить самодеятельность в оформлении книжки.

ЭТК удобнее для приёма на удалённую работу. При трудоустройстве нужно отправить работодателю выписку из книжки, которую можно получить на Госуслугах вместо сканированных страниц бумажной трудовой книжки.

Электронную книжку невозможно потерять или испортить в отличие от бумажной. Можно не переживать, если случится пожар или потоп: многолетний стаж не потеряется, проблем при оформлении пенсии не возникнет.

Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.

ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.

Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.

Выбор – за работником

Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.

Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.

Как оформлять бумажные справки

Многих беспокоит, нет ли в электронной книжке ошибок, уменьшающих трудовой стаж и размеры будущей пенсии. Проверить это очень легко, оформив выписку в Личном кабинете на портале Госуслуг. Уйдут на это считаные минуты. Скорость получения информации – ещё одно преимущество электронного формата. Нужно быть только зарегистрированным на портале и иметь подт­вержденную учётную запись. А если подтверждённой учётной записи нет – тоже нет никаких проблем. Нужно обратиться за выпиской к своему последнему работодателю, в местное отделение Пенсионного фонда или в МФЦ. По вашему выбору вам там оформят электронный файл с цифровой подписью или выдадут бумажную справку с печатью. Электронную или бумажную выписку из ЭТК также обязан выдавать уволняющемуся сотруднику работодатель.

При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники МФЦ, оформляющие справки, прямого доступа к вашей электронной трудовой книжке не имеют. Вся эта информация закодирована и защищена от несанкционированного использования.

Как внести в ЭТК исправления, если неточности вдруг обнаружились? «По ошибкам, связанным с прошлой работой, надо обращаться к прежним работодателям или в ПФР, по записям о текущей работе – к нынешнему работодателю. Они сделают все нужные поправки по вашему заявлению», – советует Вячеслав Филиппов.

Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная?

Чтобы разобраться в вопросе, рассмотрим изменения учета трудового стажа с разных позиций.

1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника

Достоинства цифрового носителя:

• Быстрый и удобный доступ к данным через личный кабинет;
• Оптимально для дистанционного трудоустройства;
• Быстрое получение государственных услуг, связанных с трудовой деятельностью.

Минусы электронной трудовой книжки:

• Запись в бумажную трудовую книжку осуществляется через 5 дней после первого рабочего дня, тогда как в электронном виде данные вносят «день в день». В результате работник, которому не подошли условия труда, увольняется с записью в документе.
• На текущий момент запись в системе электронного учета ведется с 2020 года, предыдущие записи сохраняются исключительно в бумажной версии. Ответственность за сохранность документа ложится на работника.
• При обнаружении ошибки работник может поменять сведения только путем личного обращения в организацию, где допустили оплошность. Если в записи не отражены или указанны некорректно данные о работодателе, возможны сложности с его идентификацией.

ВАЖНО! В электронной базе не вносятся сведения о наградах, благодарностях и других дополнительных данных. Документы, подтверждающие получение поощрений, необходимо хранить самостоятельно. Такие свидетельства важны при приеме на работу, особенно в государственные предприятия.

1. Трудовая книжка в электронном виде – плюсы и минусы для работодателя

Чем хороша электронная трудовая книжка:

• Снижение издержек на закупку, ведение, хранение бумажных версий;
• Возможность аналитики сведений о трудовой деятельности работников;
• Сведения фиксируются в единой системе учета (ранее сотрудник мог завести дубликат документа).

Минусы трудовой книжки в электронном виде:

• Двойной документооборот для фиксации трудового стажа работников, сохранивших традиционный документ;
• Сложность изменений в ранее внесенные записи: если допущена ошибка, исправить данные достаточно сложно, процесс пока не отработан;
• При приеме на работу соискателя с бумажной трудовой работодатель получает доступ к трудовому стажу, тогда как при электронном ведении учета работник предоставляет только выписку.
• Если организация располагается в районах с нестабильным доступом в интернет, затруднено соблюдение требований к записи об увольнении или приеме на работу «день в день».

1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для государства

Плюсы электронной трудовой книжки:

• Тотальный контроль над трудовой деятельностью каждого человека;
• Мониторинг и аналитика сведений о работе граждан в режиме онлайн;
• Удобство отслеживания пенсионных отчислений и налоговых вычетов.

Недостатки электронной системы учета не отмечаются.

Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых

Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.

«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы. Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации. Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.

Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.

Чем отличается цифровая книжка?

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя. По сути — это несколько строчек в специальном реестре на удаленном сервере. Государство пообещало надежно защитить и зарезервировать эти данные. Подделать, удалить или испортить электронную книжку будет невероятно сложно.

Гражданин может в любой момент просмотреть сведения электронной трудовой через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости человек получит бумажную выписку из трудовой книжки в многофункциональном центре госуслуг (МФЦ).

Систему администрирует Пенсионный фонд России, при этом на первом этапе будут работать сразу обе — привычная бумажная и новая цифровая. Плавный переход на «цифру» затянется на несколько десятилетий. Для всех впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года альтернативы уже не будет, им оформят цифровую книжку.

Работодатели в рамках реформы начнут предоставлять в Пенсионный фонд дополнительные сведения по форме СЗВ-ТД. Там указывается стаж работника, его квалификация, специальность. Заполнять ее в электронном виде потребуется на всех официально трудоустроенных граждан. В будущем эти сведения используют для начисления пенсии.

В отличие от бумажных книжек, сведения о наградах в электронных документах отражаться не будут, для учета ведомственных и государственных наград используют отдельную базу данных, которая также станет доступна для работодателей и гражданина.

Если суммировать возможности «цифры», то к плюсам электронной книжки можно отнести удобный доступ работников к информации о трудовой деятельности, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, снижение издержек работодателей. В минусы — риск глобального цифрового сбоя или утечки данных.

Преимущества электронных трудовых книжек

Для бизнеса:

• Меньше бумажной работы;
• Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
• Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
• Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.

Для сотрудников:

• Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку.
• При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
• Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
• Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения.
• Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть.

А правда, что в других странах трудовых книжек уже нет?

В наши дни традиционные трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении.

В остальных странах мира на работу принимают по контракту, обходясь без трудовых книжек. Чаще всего контракт заключается на срок от года для начинающих специалистов и до пяти лет для профессионалов своего дела. Там подробным образом прописаны все права и обязанности будущего сотрудника, количество рабочих часов, а так же причины, по которым он может быть уволен или наоборот: почему у сотрудника не получится досрочно расторгнуть договор.

В ряде европейских стран (Германия, Италия, Австрия, Франция) есть своеобразный аналог книжки – трудовая карточка. Правда, такой роли, как в России, она не играет. Её владелец может по собственному желанию предъявлять документ работодателю, чтобы внести данные о приеме на работу и увольнении.

В Испании есть своя электронная система — Vida Laboral (трудовая жизнь). В неё записывают информацию о найме, увольнениях и налоговых отчислениях — всё это сразу же отправляется прямиком в Министерство труда и Фонд социального страхования.

Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу

Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:

• Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
• Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
• Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.

Достоинства и недостатки ЭТК

Цифровой документ содержит в себе в полном объёме те же сведения, что и бумажный. Зашифрованная версия документа будет храниться в базе ПФР. Перед бумажными документами ЭКТ выигрывают тем, что они являются частью индивидуального лицевого счёта человека, который числится за ним в ПФР на протяжении всей его жизни.

Работнику будет открыт доступ к информационной системе ПФР. Он сможет отслеживать внесённые в неё работодателями сведения о периодах своей работы в режиме онлайн. Каждый человек сможет предоставлять сведения о своём стаже в электронном виде новым работодателям или банкам при запросе предоставления кредита. С введением ЭТК отпадает необходимость хранения бумажного документа и вероятность его потери.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кто может видеть электронную трудовую книжку:

• ПФР;

• работодатель;

• работник.

Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

• обратиться непосредственно в ПФР

• заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

• запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки

1. В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
2. Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
3. Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
4. Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.

Современные трудовые книжки по годам и номерам

Очередное изменение бланка трудовой книжки произошло уже в суверенной Российской Федерации – в 2003 году. Новая «корочка» документа была утверждена специальным постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003. Но ввели ее в действие с января 2004 года. Именно эти формы бланков печатаются до сих пор.

Серия трудовой книжки стала другой – ТК вместо АТ. Как и в более ранних документах, за ней следует номер, также меняющийся по годам. Современная книжка работника включает 44 страницы, на последней из которых есть стандартная надпись: «МПФ Гознака. 2003» – в ней указан не год издания бланка, а год разработки его формы.

Соответствие трудовых книжек годам выпуска таково:

• 2004-2005 – ТК;
• 2006-2007 – ТК-I;
• 2008 – июнь 2010 – ТК-II;
• июнь 2010 – 2012 – ТК-III;
• 2013 – октябрь 2015 – ТК-IV;
• с 6 октября 2015 по сегодняшний день – ТК-V.

Размер трудовых книжек уменьшился, а их обложка приобрела темно-серый цвет. На ней располагается российский герб, под которым помещено название, состоящее из заглавных букв: «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». На страницах документа серия (буквы и римские цифры) теперь печатается красным цветом, а номер книжки – черным оттиском.

Похожие записи:

• Документы, необходимые для получения государственной услуги
• Штраф за пересечение двойной сплошной разметки в 2023 году
• Ответы на популярные вопросы о «дачной амнистии»