Суточные при командировке: нормы 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Расчет суточных при загранкомандировках в 2022 году зависит от количества дней, проведенных работником за пределами России.
Но есть 3 правила, которые нужно соблюдать (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при выезде из РФ за день пересечения госграницы суточные выплачивают в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом;
- при въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачивают в рублях как за дни нахождения на территории РФ;
- если работник направлен в командировку на территорию 2-х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.
Однако компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных на 2021 год.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
| Дт | Кт | ||||||
| Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника | |||||||
| 03 июня | 71.21 | 520 | 520 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу | ||
| 39 520 | 39 520 | ||||||
| Авансовый отчет сотрудника о командировке в евро | |||||||
| 10 июня | 44.02 | 71.21 | 530 | 530 | 530 | Учет командировочных расходов | Авансовый отчет — вкладка Прочее |
| 40 300 | 40 300 | 40 300 | |||||
| Перечисление перерасхода в евро на карту сотрудника | |||||||
| 10 июня | 71.21 | 10 | 10 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу | ||
| 780 | 780 | ||||||
| Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных | |||||||
| 30 июня | 70 | 68.01 | 1 462 | 1 462 | Удержание НДФЛ | Начисление зарплаты | |
| 44.02 | 69.01 | 289,07 | 289,07 | Начисление ФСС | |||
| 44.02 | 69.03.1 | 508,37 | 508,37 | Начисление ФФОМС | |||
| 44.02 | 69.02.7 | 2 192,96 | 2 192,96 | Начисление ПФР |
Суточные в загранкомандировке в 2020 году: примеры и как считать / Юридическая консультация онлайн
Время чтения: 3 минут
Необходимость направления подчиненных в командировочные выезды за рубеж возникает, как правило, у работодателей, имеющих филиалы в других странах, или же наличие заграничных партнеров обязывает систематически появляться на организуемых конференциях/советах.
Несмотря на то, что в Постановлении Правительства №812 зафиксированы нормы суточных в загранкомандировке для каждого иностранного государства, наниматель имеет право установить собственные стандарты, зафиксировав их в положениях локальной документации.
В данной статье рассмотрим пример расчета суточных работнику, командированному за границу, а также представим таблицу размеров суточных начислений, которые на законодательном уровне установлены в отношении трудящихся, направляемых в ту или иную страну.
Стандартный размер суточных начислений, который зафиксирован в Налоговом Кодексе РФ в отношении сотрудников, командированных на территорию другого государства, предусматривает величину в размере 2500 рублей в день.
Данная сумма является максимально возможной, с которой не взимаются налоговые отчисления.
Если работодателем предусмотрен иной размер начислений, то с суммы, превышающей законодательную норму, будут производиться отчисления страховых взносов и подоходного налога.
При определении общей суммы авансовой выплаты, которую следует начислить командируемому работнику, бухгалтер должен учитывать не только страну направления, но также длительность поездки, специфику трудовой деятельности лица, а также цели работы за рубежом.
Начисление суточных производится с момента отбытия работника за границу до момента его возвращения на родину. Сотруднику бухгалтерии для осуществления правильных расчетов необходимо знать конкретные даты выезда и въезда лица, которые фиксируются в его проездной документации.
Во время командировок в страны СНГ в загранпаспорте не проставляется никаких отметок о пересечении границы, поэтому даты определяются в соответствии с приобретенными билетами.
При выезде в другие иностранные государства, даты будут определяться по соответствующим отметкам, вносимым в заграничный паспорт во время въезда/выезда из страны.
Нормы суточных в каждом иностранном государстве, устанавливаемые налоговым законодательством, представлены в файле, ознакомиться с которым можно по ссылке ниже.
Особенности расчета суточных при загранпоездках
Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:
Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных
Но на практике есть особенности. Так, если в 2021 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.
Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.
Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.
- Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
- Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).
Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте здесь.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Заграничные командировки и споры по расходам
С учётом деятельности компании, в целях заключения договоров или проведения переговоров, отстаивания позиции в судах иностранных государств, российские компании направляют своих сотрудников в зарубежные командировки. Понятия «зарубежная» или «заграничная» командировка законодательство РФ не содержит, а значит, на них распространяются общие правила ст. 166-168 ТК РФ, с особенностью для такой деятельности за пределами страны. Итак, заграничная служебная командировка ― поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Это относится и к любым командировкам.
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.
Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Командировка творческого работника
Положение № 176 дополнено главой 8, в которой определены особенности возмещения расходов при направлении в командировку за границу творческих и иных работников театрально-зрелищных организаций для участия в зарубежных гастролях, иных международных культурных мероприятиях.
За время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, творческому работнику возмещение расходов производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в следующих размерах:
– за время нахождения в пределах РБ – не более 3-кратного размера, но не менее установленного 1-кратного размера суточных;
– за время нахождения за границей – до 150 EUR включительно, но не менее 25 EUR.
Размер общей выплаты не может превышать сумму размеров суточных и расходов по найму жилого помещения, установленных для страны пребывания, в которую работник направляется в командировку.
Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем с учетом условий письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами о направлении на гастроли за границу.
Размер суточных при командировках в РБ
| Тип | Сумма/сутки |
|---|---|
| Один день командировки | 9 руб. |
| Расходы на проезд при отсутствии проездных документов | 0,1 базовой величины в каждую сторону |
| в г. Минске и областных центрах | 50 руб./сутки |
| в районных центрах | 25 руб./сутки |
| в остальных населенных пунктах | 20 руб./сутки |
Особенности оформления командировки
Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.
Оформление однодневной командировки такое же, как и многодневной.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.