Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.
Новый ежемесячный расчёт по страховым взносам с 2023 года
Расчёт по страховым взносам (РСВ) станет ежемесячным и частично возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, отменённого с 2023 года. С 2023 года изменится схема сдачи РСВ.
Страхователи ежемесячно будут отправлять в ФНС сведения о застрахованных лицах и суммы взносов, начисленных с доходов каждого физлица. Эта информация отражается в Разделе 3 РСВ — именно его следует сдавать по окончании каждого месяца.
По итогам кварталов страхователи будут сдавать полный отчёт РСВ со всеми разделами, подразделами и приложениями.
Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, а полную форму РСВ — до 25-го числа по окончании квартала.
Пошаговый алгоритм передачи документа по ЭДО в ФНС.
В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм — передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).
10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:
Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.
Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.
Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.
Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.
Шаг 5. Отрицательный результат первичной проверки. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается отказ. Отчет не принят, нужно исправить ошибки и повторить отправку отчета.
Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.
Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.
Шаг 8. Если в отчетности специалистом налоговой инспекции обнаруживаются ошибки, неточности, то налоговая инспекция высылает в адрес налогоплательщика уведомление об уточнении. В нем указываются ошибки и содержится сообщение о необходимости представления пояснений или внесения исправлений. Это означает, что отчет принят, но требуются уточнения. Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчет с необходимыми уточнениями через оператора ЭДО.
Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета. Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.
Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении. При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.
Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:
- Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
- Подтверждение даты отправки электронного документа.
- Получение квитанции о приеме бухотчетности.
- Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
- Извещение о получении электронного документа.
- Уведомление об уточнении бухотчетности.
- Извещение о вводе сведений.
II. Откуда что берется?
Совокупная обязанность формируется и подлежит учету на едином налоговом счете лица на основании поданных налогоплательщиком налоговых деклараций; уведомлений об исчисленных суммах налогов, сборов, авансовых платежей по налогам, страховых взносов, представленных в налоговый орган; сообщений об исчисленных налоговым органом суммах налогов; решений налогового органа по результатам мероприятий налогового контроля; судебных решений; решений налогового органа о предоставлении отсрочки, рассрочки по уплате налогов и т. д.
По большинству налогов предусмотрены авансовые платежи, есть налоги, по которым отсутствует декларирование. Чтобы в таких случаях налоговые органы могли обработать ЕНП и верно его распределить, организации и ИП не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты, представляют в налоговый орган уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов. В нем производится «раскадровка» ЕНП по суммам отдельных авансовых платежей по налогам (налогов, страховых взносов) с указанием сроков уплаты, КПП, ОКТМО и КБК (п. 9 ст. 58 НК РФ).
Уведомление передается в электронной форме с применением УКЭП либо через личный кабинет налогоплательщика (ЛКН).
В течение 2023 года уведомления об исчисленных суммах налогов, сборов, авансовых платежей по налогам, страховых взносов могут представляться в налоговые органы в виде распоряжений на перевод денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации, на основании которых налоговые органы могут однозначно определить принадлежность денежных средств к источнику доходов бюджетов, срок уплаты и иные реквизиты, необходимые для определения соответствующей обязанности (п. 12, 14, 16 ст. 4 Федерального закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ).
VI. Распоряжение положительным сальдо единого налогового счета
Положительное сальдо единого налогового счета формируется, если общая сумма денежных средств, перечисленных и (или) признаваемых в качестве ЕНП, больше денежного выражения совокупной обязанности.
Налогоплательщик может претендовать на зачет или возврат суммы положительного сальдо в порядке, установленном ст. 78 и 79 НК РФ, которые также изложены в новой редакции. Как для зачета, так и для возврата необходимо заявление налогоплательщика.
Зачет возможен, в частности:
- в счет исполнения обязанности другого лица по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и (или) процентов;
- в счет исполнения предстоящей обязанности по уплате конкретного налога (сбора, страхового взноса).
- о возврате суммы излишне уплаченного (взысканного, подлежащего возмещению) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа), поданные до 31 декабря 2022 года (включительно) налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов и (или) налоговыми агентами, если в отношении таких заявлений до 31 декабря 2022 года (включительно) налоговым органом не принято решение о возврате денежных средств;
- о зачете суммы излишне уплаченного (подлежащего возмещению) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа), поданные до 31 декабря 2022 года (включительно) налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов и (или) налоговыми агентами, если в отношении таких заявлений налоговым органом до 31 декабря 2022 года (включительно) не принято решение о зачете.
При этом после 1 января 2023 года налоговые органы не рассматривают заявления (п. 8 ст. 4 Федерального закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ):
Особенности переходного периода. Суммы авансов, уплаченных в 2022 году, будут переведены на ЕНС и распределены после того, как будет сдана годовая отчетность. Подавать уведомление на эти суммы не надо.
На авансовые платежи по налогу на прибыль, отраженные в декларации за 3 квартал 2022 года, уведомления подавать не надо.
Переплата по налогу на прибыль в региональный бюджет сейчас зарезервирована под годовую декларацию и в данный момент, в переходный период, ее учет ведется отдельно. Впоследствии она будет учитываться в составе ЕНП.
Если после сдачи декларации по налогу на прибыль останется переплата в региональный бюджет, эта сумма будет учтена на ЕНС и увеличит его положительное сальдо.
Если по налогам платили авансовые платежи в 2022 г., продолжаете их платить в 2023 г. и параллельно сдавать уведомление ежеквартально о сумме, которая подлежит уплате по результатам истекшего квартала.
Переплата по налогам и сборам, имеющаяся на 31.12.2022, будет распределена по правилам для ЕНС, исходя из сроков уплаты налогов. Если сроки одинаковые, то будет распределяться пропорционально исчисленной обязанности.
Если на конец декабря по одному из налогов есть переплата, а по другому — долг, заявление на зачет можно не подавать, так как переплата будет переведена на ЕНС и за счет нее будет погашен долг.
Отложенные налоговые обязательства 2022 г. для некоторых организаций на УСН в 2023 году платятся на ЕНС, в том числе и годовой расчет по УСН.
Если организация имела право на перенос срока уплаты страховых взносов за 2 и 3 квартал 2022 года, но продолжала их уплачивать, то подавать уведомление не надо. На ЕНП буду лежать уплаченные суммы страховых взносов, ими налогоплательщик может распоряжаться по своему усмотрению.
На ЕНС можно положить авансом денежные средства. Они будут там храниться, их можно будет вернуть по заявлению. Решение о возврате будет принято в течение одного рабочего дня.
Денежные средства с ЕНП будут автоматически списываться в обязательства налогоплательщика при предоставлении уведомления или итогового расчета.
Если в текущем месяце налоги не исчислены, уведомление подавать не надо.
За 3 квартал 2022 г. НДС к возмещению, срок принятия решения — январь 2023 г. Заявление к возврату передано с декларацией.
Исходя из статьи 4 263-ФЗ надо будет писать заявление, так как заявления на возврат /зачет, поданные до 01.01.2023, не рассмотренные на эту дату, рассмотрению налоговым органом не подлежат.
Относительно возврата НДС к возмещению. После того, как сумма НДС будет подтверждена, она будет отправлена в ЕНП. Заявление на возврат надо будет писать с положительного сальдо ЕНС, не с НДС.
Страховые взносы за декабрь 2022г., уплаченные в январе 2023 г., будут начислены 2023 годом.
Правила блокировки. Правила блокировки счетов в 2023 году в целом не меняются. Изменение в том, что счет будет блокироваться только на сумму отрицательного сальдо ЕНС.
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
Направление документа по ТКС
Включает в общем случае следующие этапы:
| 1 | Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет по ТКС оператору ЭДО. При этом отправитель фиксирует дату отправки. |
| 2 | Оператор ЭДО в течение 1 часа направляет отправителю извещение о получении электронного документа и не позднее следующего рабочего дня – подтверждение даты отправки.
Отправитель, получив подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
| 3 | Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после дня передачи ему отправителем документа направляет получателю документ и подтверждение даты отправки, подписанное УКЭП оператора.
Получатель, получив документ и подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору 2 соответствующих извещения о получении электронного документа. |
| 4 | При получении документа и отсутствии оснований для отказа в его приеме получатель формирует квитанцию о приеме, подписывает ее УКЭП и направляет оператору.
Квитанцию о приеме получатель направляет отправителю по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа отправителем. |
| 5 | Оператор ЭДО, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет получателю извещение о получении электронного документа.
Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции о приеме или уведомления об отказе в приеме направляет квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме отправителю. Отправитель, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.
Поможет ли корректор? Каковы новые правила по исправлению документов?
Разделу об исправлении документов в ФСБУ отведено довольно серьезное место. Главное требование к исправлениям – неверные и исправленные данные должны быть понятны и подкреплены датой, подписями лиц, составивших документ с указанием их должностей, фамилий и инициалов или других реквизитов, позволяющих их идентифицировать.
- В бумажном документе ошибочный текст зачеркивается, над ним указывается верный текст (или цифровые показатели). Ошибка зачеркивается прямой линией, так, чтобы неверный текст был виден. Перечеркивать много раз не нужно. Исправление должно сопровождаться надписью: «Исправлено», содержать дату исправления, подписи ответственных лиц с указанием их должностей, фамилий и инициалов. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Важно: стирать бритвочкой, замазывать корректором исправления нельзя. Подчистки не допускаются.
- Исправление электронного документа происходит путем составления нового электронного документа с указанием, что он составлен взамен первоначального электронного документа. В новом документе должна присутствовать дата исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный документ с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Стандарт «Аренда» 258н
Отдельный порядок учета также предусмотрен и для арендованного имущества. Если организация предоставляет или берет сама во временное пользование (владение) имущество, то с начала 2022 года его необходимо отражать по стандарту «Аренда». Эти сделки оформляются договорами аренды, найма, а также безвозмездного пользования. Для того, чтобы имущество в учете было отражено верно, необходимо первоначально определить к какому виду отнести аренду. Она может относиться к операционной (нефинансовой), либо к неоперационной (финансовой). В определенных ситуациях федеральный стандарт с 2022 года применять не нужно, например, если организации предоставляются:
- участки недр в пользование с целью геологического изучения недр, добычи полезных ископаемых или разведки (например, природного газа, нефти, а также иных невозобновляемых ресурсов);
- биологические активы во временное владение или пользование;
- нематериальные активы во временное пользование.
Как перейти на ЕНС с 2023 года
Основная задача при переходе на ЕНС с 2023 года – формирование достоверного сальдо на 01.01.2023. В этом заинтересованы как налогоплательщики, так и налоговые контролеры.
Самые ответственные компании и предприниматели заранее провели сверку с ИФНС и урегулировали все разногласия. Для остальных налоговики самостоятельно сформировали предварительное входящее сальдо единого налогового счета. Чтобы его узнать, нужно обратиться в инспекцию. Многим налогоплательщикам инспекторы уже направили информационные сообщения по ТКС, содержащие сведения о предварительном сальдо расчетов с бюджетом.
Если сальдо ЕНС, указанное в информационном сообщении контролеров, не совпадает с сальдо налогоплательщика, придется провести совместную сверку расчетов. Заказать ее можно по электронному запросу, отправленному по ТКС, через личный кабинет на сайте ФНС или обратившись в инспекцию лично.
С 25 августа 2015 г. введен новый Порядок направления документов налоговыми органами в электронной форме, который заменил ранее действовавший Порядок, утвержденный приказом ФНС России от 17.02.11 г. № ММВ-7-2/169@.
Настоящий Порядок разработан для проведения налоговыми органами мероприятий налогового контроля и предусматривает 48 различных видов документов вместо 23 документов «старого» Порядка.
Участниками информационного обмена при направлении данных документов в электронной форме по ТКС являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка).
Ранее в письме ФНС России от 22.04.15 г. № ЕД-4-15/6906@ налоговые органы отмечали, что положения НК РФ не обязывают налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В этом случае электронную квитанцию о приеме документов из налоговой инспекции может отправить законный или уполномоченный представитель налогоплательщика. Напомним, что законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов (ст. 27 НК РФ), а уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах на основании доверенности (ст. 29 НК РФ). Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что участники информационного обмена обеспечивают хранение всех отправленных и принятых документов, а также технологических электронных документов с квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП).
Участники информационного обмена не реже одного раза в сутки должны проверять поступление документов и технологических электронных документов (п. 6 Порядка). Так, большинство операторов электронного документооборота предлагают налогоплательщикам контролировать входящую корреспонденцию с помощью электронной почты или сервиса смс-уведомлений.
В обновленном Порядке указано, как определяется дата получения электронного документа. Так, датой направления (отправки) налогоплательщику (представителю налогоплательщика) документа в электронной форме по ТКС считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п. 10 Порядка). При получении налоговым органом квитанции о приеме документа датой его получения налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) в электронной форме по ТКС считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме (п. 11 Порядка).
Долгосрочное хранение документов
В отличие от кадрового электронного документооборота в сфере долгосрочного хранения пока больше вопросов, чем ответов. Серьёзные сдвиги мы наблюдаем с конца 2021 г.: в Государственную Думу был внесён закон, получивший название «Об электронном дубликате». Он описывает, как создать юридически значимый дубликат документа, и содержит общие требования к таким процедурам. Поскольку часть положений вызвала споры, то принятие закона отложено.
Спорный момент в законе — это создание дубликата документа, подписанного несколькими контрагентами, когда требуется получить подписи всех подписантов исходного документа. При этом доверить создание дубликата одной стороне недопустимо. Поэтому закон предусматривает оказание нового вида лицензируемых услуг по конвертации документов и их хранению. То есть, согласно текущей версии, которая находится на утверждении в Думе, для обеспечения долгосрочного хранения документов электронные документы периодически придётся пролонгировать с привлечением специального коммерческого сервиса, что создаёт новые трудности. В настоящее время ищется решение данной проблемы, и мы очень надеемся, что такое удачное решение будет найдено в ближайшее время.
Важно отметить, что в проекте закона есть указание на механизм пролонгации юридической значимости документа путём так называемой перештамповки – нанесения новой электронной подписи до истечения срока действия предыдущей. Одним из условий юридической значимости документа в законе означается «повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью одного из указанных лиц в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи», что и означает перештамповку.
Мы находимся у самого финиша этого длительного забега в погоне за возможностью бесконечно долго хранить электронный документ, сохраняя его юридическую значимость.
Конечно, сразу за принятием закона последует большая работа, нужно будет разработать организационные и технические регламенты и протоколы создания дубликатов в организациях, поддержать соответствующие механизмы и сервисы в СЭД, ожидать появления соответствующих коммерческих лицензированных сервисов. Но всё равно это будет тектонический сдвиг в решении данного вопроса.
На практике приведенные нормы означают, что если налогоплательщик является участником электронного документооборота с ФНС, то ему необходимо прописать в локальном акте порядок работы с налоговым органом в электронном виде (кто имеет право отправлять запросы, кому выдается доверенность на представление соответствующих интересов, кто согласовывает запросы, кто получает ответ на них и т.д.), а также порядок хранения электронных документов и их защиты от несанкционированного удаления.
Полный переход на электронное взаимодействие с ФНС — дело времени. Согласитесь, удобнее и быстрее получить перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году, или акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде, не вставая из-за стола, чем сначала идти в налоговую инспекцию с письмом о представлении соответствующих документов, а потом через несколько дней их забирать. И делать это можно ежеквартально, а если есть необходимость — ежемесячно, что полностью исключит проблемы с налоговыми платежами. А в качестве бонуса налоговый орган будут присылать информацию, размещаемую на его стендах (стойках) и необходимую налогоплательщикам для исполнения ими обязанностей, предусмотренных НК РФ.